I organisationer som samlar många projekt, kunder och uppgifter är det viktigt att ha bra rutiner för tidrapportering. Om det saknas en tydlig struktur är det nämligen svårt att följa upp hur tillgängliga resurser används och vilka kostnader som byggs upp. Dock krävs det ett system som verkligen fungerar, för att det ska användas och ge den avsedda nyttan.
Fördelar med webbaserad tidrapportering
Att ha ett webbaserat system för tidrapportering gör det enkelt för medarbetarna. De kan rapportera sin tid oavsett var de befinner sig, på kontoret, hemma eller ute på plats hos kund. När de inte behöver befinna sig på arbetsplatsen för att tidrapportera, eller ens vid en dator, blir det mycket enklare att upprätthålla aktuell information. Det blir inte lika administrativt betungande och samtidigt ökar precisionen.
För team som växlar mellan olika arbetsplatser innebär ett webbaserat system att de alltid kan hålla informationen aktuell, oavsett hur intensiva arbetsdagarna är. Det är också bra för företag där arbetsuppläggen skiljer sig åt, till exempel genom att en del arbetar på kontoret medan andra är ute på fältet eller arbetar hemifrån.
Eftersom man kan rapportera i både dator och mobil är det ingen som behöver vänta tills de kommer tillbaka till den ordinarie arbetsplatsen. Därför minskar risken för missad eller uppskjuten rapportering. Istället flyter det på jämnt under hela arbetsveckan.
Nyttan för företaget
Det är inte bara medarbetarna som drar nytta av webbaserad tidrapportering. Även för företaget innebär det fördelar, bland annat i form av bättre kontroll över resursfördelning och kostnader. I ett väl utformat system är de digitalt registrerade timmarna helt enkelt lätta att sammanställa och använda för interna analyser eller som ekonomiskt underlag.
Tack vare att databasen är så lättillgänglig får man också en tydligare överblick över hur olika projekt utvecklas. Det kan i sin tur leda till bättre genomtänkta beslut kring eventuella ändringar i planeringen eller bemanningen. Om systemet dessutom kan hantera sådant som flextid, frånvaro och utlägg fungerar det som ett smidigt verktyg för att hålla samman hela verksamheten.
Viktigt att komma ihåg är dock att det finns regler kring kontrollen av anställda och användningen av personuppgifter och IT-system. Medarbetarna måste bland annat få information om vad de insamlade uppgifterna används till.
Effektivisering av administration och fakturering
Vid digital tidrapportering samlas alla registreringar i ett system som automatiskt ordnar och strukturerar informationen. Manuella moment som tidigare krävt genomgång av spridda anteckningar, pärmar och kalkylblad behöver inte längre ta tid från andra arbetsuppgifter. Istället summeras alla timmar automatiskt och kontinuerligt, sorteras efter projekt eller uppdrag och är redo för vidare hantering.
För faktureringen av kunder innebär det här att det finns färdiga underlag redan vid månadsskiftet, vilket sparar tid för den som ansvarar för ekonomin och minskar risken för fel. Samma sak gäller för lönehanteringen, där godkända timmar enkelt överförs till rätt format. Tack vare att flera olika steg kan automatiseras blir det enklare att upprätthålla en stabil administration, även om man har många medarbetare och ett flertal löpande projekt i verksamheten.
Bättre insikt i tid och resursanvändning
När tidrapporteringen digitaliseras blir det lättare att få översikt över hur arbetstiden faktiskt fördelas mellan projekt, kunduppdrag och interna initiativ. Det gör det enklare att upptäcka eventuella mönster som annars kan vara svåra att se. Till exempel kan det handla om löpande projekt som regelbundet drar mer tid än planerat, uppgifter som tar längre tid än förväntat, eller omvänt – områden där resurserna används mer effektivt än man insett.
Att ha tydliga sammanställningar att utgå från gör också att företaget får bättre förutsättningar för att fatta beslut som bygger på hur läget faktiskt ser ut. Det ger bättre förutsättningar för att kunna justera bemanningen, planera kommande perioder och identifiera vilka aktiviteter som skapar mest värde.
Om man har många parallella uppdrag i verksamheten, blir tidrapporteringen ett bra stöd för att kunna styra resurser där de gör störst nytta. Tack vare den detaljspecifika förståelse man får över tidsåtgången får man även förutsättningar för att kunna styra upp arbetet så att det blir mer lönsamt. Detta eftersom både kostnadsfaktorer och förbättringsmöjligheter blir tydligare.
Vad kännetecknar ett bra tidrapporteringssystem?
Ett modernt system för tidrapportering behöver kunna uppfylla ett flertal olika saker. Det ska kunna stödja arbetsflödet, underlätta rapporteringen i vardagen och ge den överblick som krävs för att styra verksamheten. Med genomtänkta funktioner blir det inte bara enklare utan också värdeskapande för hela organisationen.
Här är några önskemål att ha i åtanke vid valet av system:
- Enkel rapportering både via webb och i app, så att tiden kan registreras där arbetet utförs.
- Transparens och historik, så att det alltid går att se vem som registrerat vad och när.
- Möjlighet att ange olika nivåer av detalj, exempelvis projekt, aktiviteter, kunduppdrag eller interna kategorier.
- Anpassningsmöjligheter så att företaget kan justera vilka typer av tider, kostnader eller processer som ska ingå, så att systemet matchar verksamhetens egna behov och rutiner.
- Tydliga översikter och rapporter som visar hur tiden fördelas per medarbetare, projekt eller tidsperiod.
- Inbyggt stöd för att skapa underlag till fakturor, så att registrerade timmar enkelt kan föras över till ekonomiflödet.
- Funktioner för löneunderlag som möjliggör sammanställning av godkända timmar utan manuella insatser.